Järjestäjän muistilista tapahtumille
Flattitapahtuman järjestäjän muistilista
Hienoa, että olet järjestämässä tapahtumaa flattiyhteisössä! Rotujärjestömme työ perustuu aktiivisten ihmisten vapaaehtoiseen tekemiseen.
Tässä avuksesi muistilista ei-virallisten tapahtumien järjestäjälle. Virallisissa kokeissa ja tapahtumissa noudatetaan lisäksi kyseessä olevan koemuodon tai tapahtuman ohjeita ja ilmoittautumiskäytäntöjä.
Tapahtuman järjestäjä noudattaa aina rotujärjestön antamia sääntöjä sekä ohjeita (https://www.flatti.net/jarjesto/saannot-ja-ohjeet/) ja toimii eettisesti hyvän tavan mukaisesti Suomen sileäkarvaiset noutajat ry (SSKN) edustajana. Yhteystiedot https://www.flatti.net/jarjesto/hallitus/ sekä https://www.flatti.net/jarjesto/toimihenkilot/
ENNEN TAPAHTUMAA
Talous: Laadi tapahtuman budjetti ja toimita se hyvissä ajoin ennen tapahtumaa puheenjohtajalle, sihteerille ja taloudenhoitajalle. SSKN ohjeet ja pohjat löydät täältä: https://www.flatti.net/jarjesto/tilitiedot/. Pyydä taloudenhoitajalta talous@flatti.net maksusuorituksia varten tilitiedot, maksuviite ja mahdollisesti myös MobilePay viite, jotta tapahtuman tulot ja kulut pystytään kohdentamaan oikein. Sovi menettelytavasta aina erikseen taloudenhoitajan kanssa.
Tapahtuman markkinointi: Tiedotamme yhteisömme tapahtumista yhdistyksen verkkosivuilla flatti.net sekä somessa (FB, IG). Kaikille yhdistyksen tapahtumille luodaan oma facebook-tapahtumasivusto, jossa viestintä tapahtuu ennen ja jälkeen tapahtuman. Ilmoita tätä varten tapahtumasta yhtä aikaa sekä some-tiimille että webmasterille tämän ohjeen lopussa olevalla lomakkeella sähköpostitse osoitteisiin some@flatti.net ja webmaster@flatti.net. Varaathan vähintään viikon pyyntösi käsittelyyn. HUOM! Yhteydenotot muuta kautta aiheuttavat sekaannuksia ja voivat hidastaa asiaa. Kun tapahtumatiedot ovat kunnossa webissä ja somessa, voit alkaa markkinoida tapahtumaa myös omissa kanavissasi näitä yhteisön tapahtumailmoituksia hyödyntäen.
Ilmoittautumisten organisoiminen. Ilmoittautumiseen liittyy usein melko paljon tiedonkeruuta. Ottaessasi vastaan ilmoittautumisia huolehdithan GDPR vaatimuksista ja pyydät ilmoittautujilta vain tarvittavat tiedot tapahtuman järjestämistä varten. Virallisissa kokeissa käytetään koemuodon ilmoittautumiskäytäntöjä. Muissa tapahtumissa suosittelemme käyttämään flatti.net -lomaketta, jonka voimme halutessasi tehdä ja julkaista tapahtumamarkkinoinnin yhteydessä. Ilmoita lomakkeen rakentamiseen tarvittavat tiedot samalla kun ilmoitat tapahtumatiedot. Varaathan vähintään viikon pyyntösi käsittelyyn, me kaikki teemme tätä työn ohessa talkoilla. 😊
TAPAHTUMAN AIKANA: Keep that positive flattitude!
Tapahtuman järjestäjänä toimit Suomen sileäkarvaiset noutajat ry:n edustajana. Toimithan edistäen myönteistä yhteisöllisyyttä, turvallisuutta ja eettisesti hyviä toimintatapoja. Huolehdi varmuuden vuoksi, että päivystävän eläinlääkärin yhteystiedot ovat saatavilla.
Sovi joku tapahtuman työryhmästä sen omaksi somevastaavaksi. Hän saa tapahtuman ajaksi ylläpito-oikeudet Facebook -tapahtumasivun päivityksiä varten (julkaisut tulevat Suomen sileäkarvaiset noutajat ry -nimellä).
Tapahtuman yhteyshenkilön vastuulla on toimittaa some-työryhmän sekä webmasterin sähköpostiin voittajan/voittajien kuvat ja tulokset. Mikäli kyseessä ovat mestaruuskilpailut, voittajan tai voittajien kuvat tulee toimittaa myös Flattiviestiin. Mikäli tapahtuma on erikoisnäyttely tai mestaruuskoe, tapahtuman jälkeen yhdistyksen virallisella Facebook -pääseinällä julkaistaan voittaja/voittajat SOME -työryhmän toimesta. Päivityksen yhteydessä mainitaan että tapahtuman sivulta löytyy loput tulokset.
Ehdotuksia tapahtumasivun käyttöön: Reaaliajassa päivittely: mitä tapahtuu, videot, kuvat, haastattelut, tunnelmapalat, livelähetys, kuvia tapahtumapaikasta.
Muistakaa kysyä lupa julkaisuun, jos videoitte jonkun suoritusta.
TAPAHTUMAN JÄLKEEN
Helpotuksen huokaus! Huolehdithan kuitenkin vielä seuraavista:
Mahdollinen kuvien/videoiden ja tulosten lisääminen tapahtumasivulle. Erityisesti erikoisnäyttelyssä ja mestaruustapahtumissa sivulle toivotaan kuvat voittajista.
Tee tuloslaskelma hyödyntäen laatimaasi budjettipohjaa ja toimita se puheenjohtajalle, sihteerille ja taloudenhoitajalle.
Muistathan vielä kiittää kanssasi toimineita kuten toimitsijoita tai kouluttajia, ja hävittää ilmoittautujien tiedot asianmukaisesti.
Ja sen jälkeen entistä kokeneempana seuraavaa tapahtumaa suunnittelemaan!
LOMAKE TAPAHTUMASIVUN JA -ILMOITUKSEN LAATIMISTA JA JULKAISUA VARTEN
Tapahtumailmoituksia varten some-tiimi ja webmaster tarvitsevat alla olevat tiedot. Lähetä tiedot sähköpostitse: some@flatti.net ja webmaster@flattin.net. Varaathan vähintään viikon pyyntösi käsittelyyn.
Tapahtuman perustiedot
Tapahtuman nimi/otsikko:
Tapahtuman vastaava ja yhteystiedot
Aika ja paikka, päivän karkea aikataulu
Kuvaus tapahtumasta tai esim. koulutusryhmien tiedot
Kouluttajatiedot
Mahdolliset sponsorit
Kuva(t) joilla tapahtumasivua kuvitetaan (valokuvaajan nimellä), mielellään useampi
Ilmoittautumiseen liittyvät tiedot
Ilmoittautumistiedot (HUOM! halutessasi voimme tehdä flatti.net lomakkeen, lomakkeelle tarvitaan sähköpostiosoite)
Ilmoittautumisaika (ilmoittautumisaika alkaa tulevaisuudessa, tasapuolisuus), huomioi myös rotujärjestön jäsenten ja flattien etusija eli voit jakaa ilmoittautumisajan kahteen osaan, jotta ulkopuolisia voi ottaa mukaan
Esimerkiksi: Alla avautuu ilmoittautumislomake 15.2.2026 klo 8.00 ja lomake sulkeutuu automaattisesti 25.3.2026
Esimerkiksi: Sileäkarvaiset noutajat ry jäsenille ilmoittautuminen 13.4.-19.4.2026 klo 8 alkaen ja 20.4. alkaen myös muille.Hinta ja maksutiedot (tili, viite, MobilePay)
Tieto maksun suorituksesta eli pitääkö maksaa ilmoittautumisen yhteydessä vai laitetaanko lasku ilmoittautumisajan päätyttyä
Onko mahdollista ilmoittautua varapaikoille jos koulutus tulee täyteen?
Ruokailu (tarpeen mukaan)
Yleiset tiedot, jotka lisätään tekstiin:
Etusija jäsenillä ja sileäkarvaisilla noutajilla.
Ilmoittautuminen on sitova. Peruutus vain lääkärin tai eläinlääkärin todistuksella tai voit myydä paikkasi eteenpäin, kunhan sovit asiasta tapahtuman järjestäjän kanssa. Juoksujen yllättäessä palautamme rahat tai juoksuiset nartut voivat osallistua ja otamme sen huomioon suoritusjärjestyksessä.
Flatti.net lomakkeella käytetyt yleisimmät muodot:
